Transite para um Arquivo Digital
Promova a Sustentabilidade da Informação da Sua Empresa
Arquivo Digital
O arquivo tem a Função de comunicar, elemento de prova para a pessoa ou instituição que o produz e que o produziu.
Quando falamos de documentos e arquivo com recurso a aplicações de Gestão Documental, é importante ter presente o que diz a Norma IS0 15489-1:2016 – Information and documentation – Records Management – Part 1: Concepts and principles, o sistema deverá assegurar que os documentos produzidos, capturados e tratados por este são os adequados e possuem as características necessárias para a constituição de evidência do que representam.
As Facilidades de um Arquivo Digital
Usabilidade
- Ser localizado, recuperado e interpretado dentro de um período de tempo útil.
Autenticidade
- Provar que é o registo que foi criado em determinado momento.
Integridade
- Garantir que o registo se mantem inalterado, não permitindo alterações não autorizadas, permitir a rastreabilidade de novas versões. E que deve ser arquivado e preservado pelo mesmo prazo que os documentos convencionais.
Reduzir o papel
- As equipas perdem menos tempo à procura de conteúdos e ganham mais tempo em tarefas de alto valor, uma vez que a informação/ documentação se encontra organizada e pode ser facilmente encontrada, em qualquer lugar a qualquer momento e em tempo real.
- Evitamos a criação de várias versões do mesmo documento. Criamos uma cópia matriz, classificada e registada num local central para fácil acesso.
Segurança no Acesso a Documentos
- Ter o controlo sobre quem pode consultar, alterar e partilhar a informação, definindo privilégios com perfis por utilizador e por grupos de utilizadores.
Mitigação de Riscos / Catástrofes
- Desastres naturais como incêndios, inundações acontecem. Se os seus documentos estiverem armazenados, exclusivamente, em arquivos físicos, a probabilidade de perda é muito elevada.
- Procure proteger um dos ativos mais importantes da sua empresa – A Informação.
- Descanse facilmente sabendo que os seus dados estão em conformidade com mandatos como o HIPAA e o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD). O não cumprimento de tais mandatos pode levar a sanções severas.
Integração com outras plataformas
- Integração rápida e fácil entre sistemas via WebServices.
- A integração entre aplicações e plataformas, assegura fluxos simples e seguros de informação entre os elementos da equipa.
- Criação de interfaces que geram infraestruturas de gestão documental consistentes, com boas medidas de segurança no arquivo e na automatização de processos.